Kesalahan Umum dalam Manajemen Payroll: Dampaknya bagi Perusahaan & Karyawan

Trendproperti.com - 

Tahukah Anda bahwa manajemen payroll berpengaruh besar bagi perusahaan? Manajemen payroll memegang peranan krusial bagi sebuah perusahaan karena perannya tidak hanya menyangkut gaji karyawan, tetapi juga berbagai proses seperti perhitungan pajak, potongan, tunjangan, dan kewajiban terhadap pemerintah. Jika dikelola dengan baik, peranan ini akan menaikkan reputasi dan akuntabilitas perusahaan, begitu juga sebaliknya. 

Akuntabilitas perusahaan sangat penting untuk diperhatikan karena sudah diatur dalam UU Ketenagakerjaan Tahun 2003 dan UU BPJS Tahun 2011. Apabila terjadi kesalahan sedikit saja dalam eksekusinya, maka dampak tersebut dapat dirasakan oleh seluruh sektor, baik karyawan maupun perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk membuat sistem manajemen payroll yang baik.

Pertama-tama, kita akan membahas beberapa kesalahan fatal yang masih umum terjadi di perusahaan:

1. Kesalahan Perhitungan Gaji Pokok

Kesalahan ini biasanya terjadi karena kesalahan input jumlah hari kerja atau kesalahan dalam perhitungan prorata untuk karyawan yang masuk atau keluar di tengah periode penggajian. Jika tidak ada sistem dokumentasi yang baik, kesalahan seperti ini bisa luput dari pengecekan.

Dampaknya cukup signifikan. Jika terjadi kurang bayar, karyawan bisa mengalami gangguan keuangan dan kehilangan kepercayaan terhadap perusahaan. Sebaliknya, jika terjadi lebih bayar, perusahaan biasanya akan melakukan koreksi di bulan berikutnya, yang dapat menimbulkan ketidaknyamanan bagi karyawan. Hal ini dapat menyebabkan akuntabilitas perusahaan menurun di mata karyawan, yang berpotensi bagi naiknya angka turnover karyawan.

2. Kesalahan Perhitungan Lembur

Perhitungan lembur rawan salah karena melibatkan regulasi penggajian khusus dan aturan ketenagakerjaan yang berbeda dari gaji reguler. Kesalahan ini dapat terjadi jika jam lembur tidak tercatat dengan benar, atau rumus perhitungannya tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Akibatnya, karyawan merasa jerih payahnya tidak dihargai. Dalam jangka panjang, hal ini dapat menurunkan motivasi dan produktivitas. Jika terjadi berulang, akan muncul perselisihan antara hubungan karyawan dengan perusahaan.

3. Kesalahan Potong Pajak Penghasilan (PPh 21)

Perhitungan Pajak Penghasilan (PPh 21) karyawan membutuhkan ketelitian tinggi. Kesalahan perhitungan biasanya disebabkan oleh status PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) yang tidak update, tidak mengikuti perubahan regulasi pajak, atau salah dalam penerapan pajak progresif.

Dampaknya tidak hanya dirasakan karyawan melalui take home pay yang tidak sesuai, tetapi juga berisiko menimbulkan masalah saat pelaporan SPT Tahunan yang dapat berujung pada sanksi administrasi bagi perusahaan jika kesalahan tersebut ditemukan saat pemeriksaan pajak.

4. Kesalahan Perhitungan BPJS

Perhitungan iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan didasarkan oleh persentase tertentu dari upah. Kesalahan bisa terjadi jika dasar persentase upah yang digunakan kurang tepat.

Bagi karyawan, kesalahan ini dapat mempengaruhi hak klaim manfaat. Sementara bagi perusahaan, risiko sanksi administratif dan denda dapat menjadi konsekuensi yang harus ditanggung.

5. Keterlambatan Pembayaran Gaji

Meskipun terdengar sederhana, keterlambatan pembayaran gaji bisa berdampak serius baik bagi karyawan maupun perusahaan. Penyebabnya beragam, mulai dari masalah arus kas, proses approval yang lambat, hingga gangguan sistem.

Karyawan yang menerima gaji terlambat bisa merasa tidak dihargai dan menganggap perusahaan tidak profesional. Hal ini dapat menurunkan loyalitas dan menaikkan tingkat turnover. Dampaknya, reputasi perusahaan bisa dipertanyakan oleh karyawan lama maupun karyawan baru.

6. Data Karyawan Tidak Update

Perubahan data sekecil apapun seperti nomor rekening, status pernikahan, atau kenaikan gaji harus segera diperbarui dalam sistem payroll. Jika tidak, akan ada risiko salah transfer atau pemotongan pajak yang tidak akurat.

Dampaknya tidak hanya administratif, tetapi juga dapat memicu ketidakpuasan internal karena karyawan merasa perusahaan kurang profesional dalam mengelola hak mereka.

Studi Kasus: Dampak Signifikan Transformasi Manajemen Payroll di Perusahaan Manufaktur

PT Andalan Prima di Karawang memiliki sekitar 400 karyawan. Perusahaan ini mengalami permasalahan serius dalam manajemen payroll. Proses penggajian masih dilakukan secara manual dengan menggunakan file spreadsheet terpisah antara departemen HR dan Finance. Seluruh database seperti absensi, lembur, dan tunjangan diinput secara terpisah setiap bulan, sehingga sering terjadi kesalahan perhitungan gaji.

Permasalahan yang Dihadapi

Dalam setahun terakhir, perusahaan mencatat beberapa masalah utama:

• Terjadi kesalahan perhitungan lembur hampir setiap bulan
  
  

• Keterlambatan pembayaran gaji sebanyak 2-3 kali dalam setahun
  
  

• Kesalahan potongan PPh 21 akibat perubahan status karyawan yang tidak ter-update
  
  

• Proses payroll memakan waktu hingga 5-7 hari kerja setiap periode gajian
  
  

Akibatnya, tingkat komplain karyawan meningkat dan tim HR harus menghabiskan banyak waktu untuk melakukan koreksi data. Produktivitas menurun karena fokus tim tersita untuk memperbaiki kesalahan administratif.

Penerapan Solusi

PT Andalan Prima kemudian memutuskan untuk berganti ke sistem manajemen payroll terintegrasi dengan HRIS dan absensi. Seluruh data karyawan, lembur, cuti, dan potongan pajak dikelola dalam satu platform terpusat.

Setelah 6 bulan implementasi, hasilnya menunjukan perubahan signifikan, seperti:

• Waktu proses payroll berkurang menjadi hanya 2 hari kerja
  
  

• Kesalahan perhitungan gaji menurun drastis
  
  

• Tidak ada lagi keterlambatan pembayaran gaji
  
  

• Komplain karyawan turun lebih dari 60%
  
  

Dampak Jangka Panjang Positif

Sistem payroll yang lebih akurat dan efisien meningkatkan kepuasan karyawan, memperkuat kepatuhan terhadap regulasi perpajakan serta ketenagakerjaan. Tim HR kini dapat fokus pada strategi pengembangan karyawan dan perencanaan tenaga kerja, bukan lagi disibukkan oleh koreksi kesalahan gaji sehingga menciptakan proses kerja yang lebih efisien.

Solusi Manajemen Payroll yang Efektif untuk Perusahaan Modern

Mengelola penggajian karyawan secara manual menjadi kurang efisien di tengah kompleksitas regulasi pajak dan ketenagakerjaan yang terus berkembang. Kesalahan dalam perhitungan gaji, lembur, PPh 21, maupun iuran BPJS dapat berdampak pada kepuasan karyawan serta kepatuhan perusahaan. Oleh karena itu, aplikasi payroll terintegrasi untuk penggajian karyawan perusahaan menjadi kebutuhan strategis bagi bisnis yang ingin tumbuh secara berkelanjutan.

Dengan mengimplementasikan sistem payroll terintegrasi, proses penggajian menjadi lebih akurat dan transparan. Seluruh data karyawan, perhitungan pajak, hingga slip gaji dapat dikelola dalam satu platform terpusat sehingga meminimalkan risiko terjadinya human error dan duplikasi data. Riset dari HashMicro menyatakan bahwa penggunaan software payroll terintegrasi dapat mempercepat proses penggajian dan pembayaran pajak hingga 40% dan mengurangi kesalahan perhitungan hingga sekitar 53% dibandingkan proses manual. Selain meningkatkan akurasi, sistem payroll mempermudah proses audit berkat data real-time yang disajikan oleh software.

Penutup

Sistem manajemen payroll yang konsisten merupakan kunci bagi kelancaran penggajian karyawan dan kepatuhan kewajiban perusahaan terhadap negara. Dengan manajemen payroll yang saling terintegrasi dan terstruktur, perusahaan dapat menjaga akuntabilitasnya terhadap karyawan serta pihak berwenang, yang dapat berdampak positif bagi seluruh pihak karena pemenuhan tanggung jawab seperti penggajian, pembayaran iuran, dan pelunasan pajak dapat dilaksanakan secara baik.

Hal ini dapat menurunkan tingkat turnover, komplain, serta risiko sanksi administratif dari pemerintah, sehingga perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien karena fokus pada pengembangan internal perusahaan dan karyawan, tidak lagi terdistraksi oleh urusan payroll.